HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRANG ÂM, HÌNH ẢNH, BIỂU QUYẾT HỘI NGHỊ

Với mục đích cung cấp các tính năng cần thiết và tiện dụng nhất cho những người điều hành hội nghị cũng như những người tham gia hội nghị, hệ thống phần mềm quản lý này cho phép người điều hành dễ dàng có được các thông tin cần thiết liên quan đến hội nghị để điều hành chính xác và nhanh chóng, giúp cho đại biểu tham dự có thể thực hiện truyền tải ý kiến tham gia với hội nghị đầy đủ, dễ dàng. Ngoài ra, trên nền tảng mạng LAN, các bộ phận phục vụ điều hành hội nghị như: đoàn chủ tịch, bộ phận kỹ thuật, ban thư ký, bộ phận thông tin (cung cấp thông tin hội nghị cho báo chí) ... đều có thể trực tiếp liên lạc và trao đổi thông tin, góp phần cho hội nghị đạt hiệu quả cao nhất.
Hệ thống hoạt động trên cơ sở phân quyền theo vai trò sử dụng như: Chủ tịch đoàn, thư ký, kỹ thuật viên, người sử dụng thông thường...
Với việc phân quyền này, mỗi bộ phận sẽ có các chức năng riêng tương ứng:
- Chủ tịch đoàn sẽ là người kiểm soát toàn bộ hoạt động trong hội nghị: cho phép đại biểu phát biểu ý kiến, biểu quyết lấy ý kiến, ...
- Kỹ thuật viên chịu trách nhiệm theo dõi trạng thái và vận hành hệ thống.
- Người sử dụng thông thường: theo dõi thông tin chung của hội nghị, không có quyền điều khiển

CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG

ĐIỀU KHIỂN MICRO
Có hai chế độ:
- Trực tiếp: micro tự động bật nếu đại biểu muốn phát biểu.
- Gián tiếp: đại biểu muốn phát biểu sẽ yêu cầu phát biểu thông qua 1 phím bấm yêu cầu tại vị trí của mình, chủ tịch sẽ quyết định và cho phép đại biểu nào phát biểu trước. Đại biểu có thể phát biểu trong khoảng thời gian giới hạn hoặc không tuỳ theo chủ tịch yêu cầu. Trong quá trình phát biểu, chủ tịch có thể ngừng 1 đại biểu đang phát biểu.

HỆ THỐNG CAMERA TỰ ĐỘNG:
Hội trường được bố trí nhiều camera tại nhiều vị trí khác nhau, một camera thích hợp sẽ tự động chuyển góc quay về vị trí đại biểu đang phát biểu và thu hình, tín hiệu hình ảnh được chuyển sang hệ thống hiển thị chính trong hội nghị cùng với thông tin về đại biểu đang phát biểu.

ĐIỀU KHIỂN HỆ THỐNG BIỂU QUYẾT
Chủ tịch đoàn sẽ quyết định biểu quyết. Trong quá trình biểu quyết thì trạng thái biểu quyết (số đại biểu có mặt, tán thành, không tán thành, không biểu quyết: cả về số lượng và tỷ lệ phần trăm) sẽ được hiển thị trên màn hình lớn của hội nghị.
Ngoài ra, kết quả biểu quyết còn được hệ thống lưu trữ lại phục vụ tra cứu sau này với khả năng ghi nhận được tới ý kiến của từng đại biểu tại mỗi lần biểu quyết nhất định.

NHẮN TIN
Các bộ phận của hội nghị có thể nhắn tin cho nhau. Với chức năng này, chủ tịch đoàn có thể liên lạc trực tiếp với ban thư ký điều hành hội nghị, hoặc chủ tịch đoàn có thể yêu cầu bộ phận phục vụ chuẩn bị tài liệu cho một vấn đề nào đó , liên lạc với bộ phận kỹ thuật..., và ngược lại.

QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU ĐẠI BIỂU
Thông tin về đại biểu tham dự hội nghị cũng như khách mời được quản lý phục vụ cho mục đích tra cứu nhanh người tham dự, như: Họ tên, tuổi, nghề nghiệp chức vụ, dân tộc, giới tính, tôn giáo, học vấn ...
Người tra cứu có thể tìm kiếm nhanh chóng một đại biểu bất kỳ thông qua chức năng tìm kiếm nhanh.

QUẢN LÝ HỆ THỐNG HIỂN THỊ CHÍNH
Hiển thị các thông tin cần thiết trên màn hình lớn trong hội nghị như:
- Thông tin biểu quyết
- Hình ảnh và thông tin của đại biểu đang phát biểu, danh sách đại biểu đăng ký phát biểu
- Các hình ảnh của hội nghị ở các góc độ khác nhau do hệ thống camera thu được.